Google Apps – User Guide

Contents

1.      Gmail 2

1.1.  Email account. 2

1.2.  Email features. 5

1.3.  Alternative access. 12

2.      Google Talk. 14

2.1.  What is Google talk client?. 14

2.2.  Google talk interface features. 17

2.3.  Google talk on third party applications. 33

3.      Google Calendar. 34

3.1.  What is Google Calendar?. 34

3.2.  Custom login page. 34

3.3.  Calendar views. 35

3.4.  Settings. 37

3.5.  Adding events. 38

3.6.  Sharing calendars. 41

3.7.  Importing/exporting. 43

3.8.  Notifications. 49

4.      Docs & spreadsheets. 51

4.1.  What is Docs and Spreadsheets?. 51

4.2.  Custom Login page. 51

4.3.  Create basic documents and spreadsheets. 52

4.4.  Upload existing document and spreadsheet. 56

4.5.  Edit documents and spreadsheets. 57

4.6.  Discuss. 60

4.7.  Collaborate and Share. 61

4.8.  Publish. 64

4.9.  Data Storage. 65

 


Introduction

เอกสารฉบับนี้จัดทำเพื่อเป็นคู่มือสำหรับใช้บริการต่างๆ ใน Google Apps ได้แก่ Gmail, Google Talk, Calendar และ Docs & spreadsheets ซึ่งมีรายละเอียดดังจะกล่าวต่อไปนี้

1.      Gmail

1.1.   Email account

1.1.1. Custom login page

หน้าจอสำหรับเข้าระบบจะแตกต่างจากหน้าปกติของ Google mail account คือ จะมี โลโก้และชื่อองค์กรตามที่ผู้บริหารระบบได้ตั้งค่าไว้ และ URL สำหรับเข้าสู่หน้านี้จะอยู่ในรูปแบบ http://mail.google.com/a/YourDomain เมื่อ YourDomain คือชื่อโดเมนของท่าน หรือ เป็น Web address ที่เป็นแบบ Custom URL ตามผู้บริหารระบบมีการกำหนดก็ได้ เช่น http://gmail.your_domain เป็นต้น

1.1.2. กล่องจดหมาย (Inbox)

เมื่อเข้าสู่ระบบแล้วจะพามายังหน้ากล่องจดหมาย ซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชั่นมากมาย มีองค์ประกอบที่สำคัญดังนี้

·         เมนูด้านซ้าย: กดลิงค์ กล่องจดหมายที่เมนูด้านซ้าย เมนูด้านซ้ายนี้เป็นส่วนที่เป็นโครงสร้างของบัญชีในการจัดเก็บข้อมูล นอกจากกล่องจดหมาย แล้วยังมีกลุ่มของจดหมายดังนี้

o   ติดดาว: คือรายการจดหมายที่เลือกให้ติดดาวไว้เพื่อจัดแยกหมวดหมู่ของจดหมาย

o   การแชท: คือรายการการสนทนาผ่าน Google Talk ที่ผ่านมาแล้ว

o   จดหมายที่ส่งแล้ว: คือรายการจดหมายที่ถูกส่งออกไปแล้ว

o   ร่างจดหมาย: คือรายการจดหมายที่เขียนและบันทึกเป็นร่างจดหมายไว้

o   จดหมายทั้งหมด: คือรายการจดหมายทั้งหมดรวมทั้งที่เก็บลงฐานข้อมูล(Archive)ไว้ด้วย

o   จดหมายขยะ: คือรายการจดหมายที่ถูกตรวจสอบจากระบบว่าเป็น SPAM

o   ถังขยะ: คือรายการจดหมายที่ถูกลบ

·         การค้นหา: แบ่งออกเป็น 2 แบบ ดังนี้

o   ค้นหาจดหมาย: สามารถใช้ฟังก์ชั่นเพื่อค้นหาจดหมายได้โดยใส่ข้อความที่เฉพาะเจาะจงในการค้นหาแล้วกดปุ่ม ‘ค้นหาจดหมาย’

o   ค้นหาในเว็บ: สามารถใช้ฟังก์ชั่นเพื่อค้นหาข้อมูลในเว็บได้โดยใส่ข้อความที่เฉพาะเจาะจงในการค้นหาแล้วกดปุ่ม ‘ค้นหาในเว็บ’

·         กล่องจดหมายจะมีโครงสร้างเป็นแบบการสนทนา ดังรูป โดยการสนทนาที่เข้ามาใหม่จะถูกแสดงเป็นตัวอักษรสีเข้ม  ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดใน 1.1.3

1.1.3. Conversation view

การสนทนาคือกลุ่มของข้อความที่จัดกลุ่มรวมกันตามหัวข้อของการสนทนา เมื่อเลือกเปิดการสนทนาหนึ่งๆ จะเห็นว่าข้อความการสนทนาจะถูกเรียงลำดับให้ข้อความใหม่อยู่ด้านล่างสุด

1.1.4. Advertisement

ในบทสนทนาที่ด้านขวาจะเห็นข้อความโฆษณาในส่วนของ ลิงค์ผู้สนับสนุน ที่สัมพันธ์กับหัวข้อที่สนทนาอยู่ การโฆษณานี้ใช้เทคโนโลยีการแสดงข้อความของ Adsense ซึ่งจะเตรียมข้อความที่เป็นตามเป้าหมายและเกี่ยวข้องกัน ข้อความจะถูกอ่านโดยใช้คอมพิวเตอร์เพื่อทำการจับคู่หัวข้อการสนทนากับ keywords ของโฆษณาที่ออนไลน์อยู่

1.2.   Email features

นอกจากนี้  Gmail ยังมีฟังก์ชั่นอื่นๆ อีกดังนี้

ป้ายกำกับ (Label)

ป้ายกำกับ คือรูปแบบการจัดกลุ่มจดหมายแทนการใช้โฟล์เดอร์ สามารถกำหนดหรือเอาป้ายกำกับออกเมื่อไหร่ก็ได้ และในหนึ่งการสนทนาสามารถกำหนดป้ายกำกับได้มากกว่าหนึ่งค่าด้วย

การสร้างป้ายกำกับใหม่: สามารถสร้างป้ายกำกับใหม่โดยการเลือกตัวเลือก “ป้ายใหม่...” หรือสามารถเลือกป้ายกำกับที่มีอยู่แล้วมาแก้ไขได้

1.2.1. เก็บไว้ในฐานข้อมล (Archive)

สามารถจัดเก็บจดหมายที่ไม่ต้องการลงในฐานข้อมูลแทนการลบออกไป ซึ่งข้อความที่ถูกเก็บในฐานข้อมูลจะรวมอยู่ใน จดหมายทั้งหมด

1.2.2. ตัวกรองจดหมาย (Filters)

 

 

ถ้าไม่มีเวลาในการจัดการจดหมายต่างๆโดยการสร้างป้ายกำกับหรือจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล ควรสร้างตัวกรองจดหมายเพื่อจัดการการไหลของจดหมายไปได้อย่างอัตโนมัติ โดยระบุเกณฑ์การค้นหาที่ต้องการ

1.2.3. เพิ่มที่อยู่อีเมล์ (Custom from addresses)

ถ้าคุณมีที่อยู่อีเมล์ มากกว่าหนึ่งที่อยู่ คุณสามารถที่จะส่งจดหมายจากที่อยู่อีเมล์อื่นๆ โดยจดหมายเหล่านั้นจะถูกเก็บไว้ในบัญชีเดียวได้ เมื่อสร้างจดหมายสามารถที่จะเลือกที่อยู่อีเมล์อื่นๆ ในตัวเลือก ‘จาก’ ได้ว่าต้องการส่งจากที่อยู่อีเมล์ใด

 

1.2.4. โปรแกรมการสนทนาที่มาพร้อมใน Gmail (Built- in chat)

ระบบได้รวมการใช้อีเมล์และการสนทนาเข้าไว้ด้วยกัน สามารถทำการส่งอีเมล์หรือสนทนากับบุคคลต่างๆ ที่อยู่ในรายการที่อยู่ติดต่อ (Contact list) ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เมื่อจะเห็นสถานะเมื่อเพื่อนออนไลน์อยู่สามารถที่จะตอบจดหมายที่ส่งเข้ามาด้วยการสนทนาได้ ประวัติการสนทนาจะถูกเก็บไว้ใน ส่วนของ ‘การแชท’

1.3.    Alternative access

1.3.1. การใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่ในการเข้าใช้ระบบ Gmail ( Mobile access)

สามารถใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่ในการเข้าใช้ระบบ Gmail ได้ ดูตัวอย่างการใช้งานได้ที่ View demo

1.3.2. ส่งต่อ (Forwarding)

สามารถกำหนดให้ส่งต่อจดหมายขาเข้าไปยังที่อยู่อีเมล์ที่ต้องการได้ โดยเลือกได้ด้วยว่าเมื่อส่งไปแล้วจะเก็บสำหนาไว้อย่างไร นอกจากนี้ยังสามารถเลือกส่งต่อเฉพาะจดหมายบางฉบับได้โดยใช้การสร้างตัวกรองจดหมายได้ด้วย

1.3.3. การใช้ POP (POP access)

สามารถกำหนดให้รับจดหมายเข้ามายังบัญชีของท่านโดยเปิดใช้ POP โดยสามารถเลือกได้ว่าต้องการเก็บสำเนาของจดหมายที่นำเข้ามาไว้อย่างไร

2.      Google Talk

2.1.   What is Google talk client?

คือโปรแกรมการสนทนาสำหรับใช้งานโดยต้องทำการติดตั้งโปรแกรมบนเครื่องคอมพิวเตอร์ (ระบบปฏิบัติการเป็น Windows) ซึ่งมีคุณสมบัติดังนี้

 


2.1.1. การเข้าสู่ระบบ

เมื่อติดตั้งโปรแกรมในครั้งแรกจะปรากฏหน้าจอให้เข้าสู่ระบบ ใส่ Username บนโดเมน และ Password แล้วกดปุ่ม Sign in

 

เมื่อเข้าสู่ระบบแล้วจะปรากฏหน้าจอดังรูป (ดูรายละเอียดองค์ประกอบในหน้าจอได้ที่ 2.2)

Note: สามารถเปิดหน้าจอการเข้าสู่ระบบได้โดยกดที่ที่ Icon   บน taskbar ได้เช่นกัน

 

2.2.   Google talk interface features

หน้าจอการใช้งาน Google Talk นั้นสามารถเข้าถึงได้โดยง่าย ซึ่งแต่ละส่วนมีรายละเอียดดังนี้

2.2.1.      Availability icon

คือส่วนของ Icon ที่บอกสถานะว่าว่างอยู่หรือไม่อย่างไร แต่ละ icon มีความหมายดังนี้

o   สีเขียว หมายถึง พร้อมในการสนทนา

o   สีเหลือง หมายถึง เปิดโปรแกรมทิ้งไว้ (แต่อาจจะไม่อยู่ที่เครื่องคอมพิวเตอร์)

o   สีแดง หมายถึง ยุ่งอยู่

o   สีเทา หมายถึง ไม่ได้ออนไลน์

o   Sign out: กดเลือกเมื่อต้องการออกจากระบบ

นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าสถานะเองได้ โดยเลือกที่ Custom message… แล้วพิมพ์ข้อความสถานะที่ต้องการแล้วกดปุ่ม enter
 

 

2.2.2.      Search contacts

สามารถค้นหารายการผู้ติดต่อได้โดยใส่ข้อความที่ต้องการค้นหาในช่องดังรูป ระบบจะทำการกรองเอาเฉพาะรายการผู้ติดต่อที่ตรงกับข้อความที่ใส่ไปให้ในทันที


2.2.3.      Pictures

สามารถใส่รูปภาพที่ต้องการได้โดยกดเลือกรูปจากที่มี หรือเลือกรูปของท่านเองโดยกดที่ More pictures…

 

 


2.2.4.      Invite friends

สามารถเชิญเพื่อนเข้ามาร่วมในการสนทนาได้ ตามขั้นตอนดังนี้

o   กดปุ่ม Add

 

o   ใส่ที่อยู่อีเมล์ซึ่งอาจจะเป็นที่อยู่ในโดเมนเดียวกัน, ที่อยู่อีเมล์ที่ใช้ Google Apps แต่ต่างโดเมนกัน หรือที่อยู่อีเมล์ที่ใช้ Gmail ก็ได้ แล้วกดปุ่ม Next >>

o   กดปุ่ม Finish ซึ่งท่านจะสนทนากันได้เมื่อผู้ที่ท่านเชิญตอบรับการเชิญแล้ว

2.2.5.      View options

การแสดงรายชื่อผู้ติดต่อสามารถตั้งค่าได้ หลายแบบ ดังนี้

 

o   Show one page: คือแสดงรายการผู้ติดต่อในหน้าเดียว (ไม่มี scrollbar)

o   Sort by name: คือแสดงรายการผู้ติดต่อโดยเรียงตามชื่อ

o   Show pictures: คือแสดงรายการผู้ติดต่อพร้อมรูปภาพ

o   Show offline friends: คือแสดงรายการผู้ติดต่อที่ไม่ได้ออนไลน์

o   Show all address book contacts: คือแสดงรายการผู้ติดต่อที่อยู่ใน address book

2.2.6.      Check email

ที่หน้าจอจะเห็น Icon และ ตัวเลขแสดงจำนวนอีเมล์ที่เข้ามาใหม่ สามารถเปิดดูอีเมล์ที่ส่งเข้ามาได้โดยกดที่ icon นี้ ระบบจะเปิดหน้าจอกล่องจดหมายของท่าน

2.2.7.      Calling

คือส่วนของการการสนทนาโดยใช้การโทรเรียก ซึ่งการติดต่อวิธีนี้คู่สนทนาจะต้องมีไมโครโฟนและลำโพง สามารถเรียนรู้รายละเอียดการติดตั้งอุปกรณ์เหล่านี้ได้ที่ Google Talk Help Center

o   คุณสามารถโทรไปยังผู้ติดต่อได้ที่หน้าต่างการสนทนา โดยกดที่ปุ่ม Call

o   คู่สนทนาของท่านจะต้องตอบรับการโทรเรียก โดยกดปุ่ม Answer ถ้าคู่สนทนาไม่รับ ยังคงสามารถพิมพ์ข้อความเพื่อสนทาต่อได้

o   หากต้องการสิ้นสุดการสนทนาให้กดปุ่ม End Call

 

2.2.8.      Voicemail

คือส่วนของการการสนทนาโดยการส่งข้อควมเสียง ซึ่งการติดต่อวิธีนี้คู่สนทนาจะต้องมีไมโครโฟนและลำโพง สามารถเรียนรู้รายละเอียดการติดตั้งอุปกรณ์เหล่านี้ได้ที่ Google Talk Help Center

o   คุณสามารถส่งข้อความเสียงไปยังผู้ติดต่อได้ที่หน้าต่างการสนทนา โดยกดที่ปุ่ม  Send Voicemail

o   บันทึกเสียงโดยพูดผ่านไมโครโฟน ระบบจะทำการบันทึกเสียงไปเรื่อยๆ หากต้องการสิ้นสุดการบันทึกให้กดปุ่ม End Call

o   คู่สนทนาของท่านจะได้รับข้อความเสียงส่งเข้าไปในกล่องจดหมาย โดยจะแสดงสถานะว่ามีกี่ข้อความเสียงที่หน้าจอสนทนา กดที่ Icon เพื่อเปิดกล่องจดหมาย

 

o   ในกล่องจดหมายจะเห็นรายการข้อความเสียง เปิดจดหมายเพื่อดาวน์โหลดฟังข้อความเสียง

2.2.9.      File sharing

สามารถส่งไฟล์ถึงกันได้โดยกดปุ่ม Send Files แล้วเลือกไฟล์ที่ต้องการส่ง

2.2.10.  Settings and Help

สามารถตั้งค่าคุณสมบัติต่างๆ ของโปรแกรมการสนทนาได้โดยกดที่ลิงค์  Settings หากต้องการความช่วยเหลือในการใช้ระบบให้กดลิงค์ Help ระบบจะพาไปยังหน้า Google Talk Help Center

เมื่อกดลิงค์ Settings แล้วสามารถเลือกตั้งค่าในส่วนต่างๆ จากตัวเลือกด้านขวา ดังนี้

o   General: คือการตั้งค่าทั่วไปของโปรแกรมเช่น รูปแบบตัวอักษร การเลือกว่าให้เข้าสู่โปรแกรมโดยอัตโนมัติ เป็นต้น

o   Chat: คือการเลือกตั้งค่าการบันทึกประวัติการสนทนา ว่าต้องการตั้งค่าหรือไม่

o   Blocked: คือส่วนที่สามารถดูรายการผู้ติดต่อที่ถูก Block และเลือก Unblock ผู้ติดต่อได้

o   Notification: คือการตั้งค่าการเปิด-ปิด เสียง และ popup ในระบบการเตือนต่างๆ

 

o   Connection: คือการตั้งค่าการติดต่อออกไปยังอินเตอร์เน็ตโดยการใช้ Proxy ได้

o   Audio: คือการตั้งค่าระบบเสียงทั้งในส่วนอุปกรณ์ด้าน input และ output

o   Appearance: คือการตั้งรูปแบบหน้าจอการสนทนา ซึ่งมีให้เลือกหลากหลายรูปแบบ

                               

2.3.   Google talk on third party applications

นอกจากการใช้การสนทนาผ่านโปรแกรม Google talk แล้วท่านยังสามารถใช้ username และรหัสผ่านนี้กับโปรแกรมสนทนาอื่นๆ ที่เป็น Third party application ได้ด้วย ดูรายละเอียดได้ที่ http://www.google.com/talk/otherclients.html

 

 


3.      Google Calendar

3.1.   What is Google Calendar?

Google Calendar คือบริการปฏิทินแบบออนไลน์ของ Google ซึ่งทำให้คุณสามารถเก็บข้อมูลเหตุการณ์ต่างๆ รวมไว้ในที่เดียวกันได้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างกำหนดการนัดหมายและกำหนดเวลาเหตุการณ์ต่างๆ สามารถส่งข้อความเชิญ สามารถใข้ปฏิทินร่วมกับเพื่อนร่วมงาน และ ค้นหาเหตุการณ์ต่างๆ ได้

3.2.   Custom login page

สามารถเรียกใช้ Calendar ได้โดย URL สำหรับเข้าสู่หน้านี้ซึ่งจะอยู่ในรูปแบบ
http://www.google.com/calendar/a/YourDomain เมื่อ YourDomain คือชื่อโดเมนของท่าน
หรือ
เป็น Web address ที่เป็นแบบ Custom URL ตามผู้บริหารระบบมีการกำหนดก็ได้ เช่น http://calendar.your_domain เป็นต้น ที่หน้าเข้าสู่ระบบใส่ชื่อและรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบ

 

3.3.   Calendar views

ในหน้าหลักของ Calendar มีส่วนประกอบหลักๆ ดังนี้


3.4.   Settings

หน้าสำหรับตั้งค่าต่างๆ ของ Calendar มี 3 หน้าดังนี้

·      General: คือการตั้งค่าทั่วไปของปฏิทินของท่าน

·      Calendars: คือการตั้งค่าต่างๆ ของแต่ละปฏิทิน

·      Mobile Setup: คือหน้าสำหรับตั้งค่าการใช้โทรศัพท์มือถือในการรับ SMS


3.5.   Adding events

การเพิ่มเหตุการณ์ใหม่นั้นสามารถทำได้หลายวิธี คือ

·         กดเลือกและลากบนช่วงเวลาในปฏิทิน (Event view)

·         กดลิงค์ Quick Add ตรงด้านซ้ายมือ ซึ่งจะทำให้สามารถสร้างกำหนดการโดยพิมพ์เพียงแค่รายละเอียดสั้นๆ ได้

·         กดลิงค์ Create Event ตรงด้านซ้ายมือ โดยมีส่วนของช่องสำหรับบันทึกข้อมูลรายละเอียดดังนี้

 

 

o   What: ใส่ชื่อของเหตุการณ์

o   When: ใส่เวลา

o   Where: ใส่ข้อมูลสถานที่

o   Description: ใส่รายละเอียดของเหตุการณ์

o   Add Guests: ใส่ที่อยู่อีเมล์ของ Guest สามารถกำหนดค่า Guest can ได้ คือ

§  Invite others: เลือกเมื่อต้องการให้ Guest สามารถเชิญ Guest อื่นๆ ได้

§  See guest list: เลือกเมื่อต้องการให้ Guest ของท่านเห็นรายการ Guest ที่ถูกเชิญทั้งหมด

o   Options: .กดที่ลิงค์ Options เพื่อเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการเตือน (Reminder) สถานะที่ต้องการแสดง (Show me as) และ ความเป็นส่วนตัว (Privacy)

o   Save: กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกเหตุการณ์ ระบบจะแสดงข้อความให้ยืนยันว่าต้องการจะเชิญ Guest ตามรายการที่ปรากฏหรือไม่ กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน ระบบจะแสดงข้อความให้เลือกว่าต้องการส่งการเชิญไปยัง Guest ทางอีเมล์หรือไม่ กด Send หากต้องการให้แจ้งทางอีเมล์ด้วย หรือ Don’t send หากต้องการให้แสดงเหตุการณ์ในปฏิทินแต่ไม่ต้องการแจ้งทางอีเมล์

 

o   ตัวอย่างข้อความเชิญที่ส่งไปทางอีเมล์: ข้อความที่ส่งไปจะมีรายละเอียดตามที่สร้างไว้ Guest สามารถตอบรับการเชิญได้โดยเลือก Yes, No หรือ Maybe

3.6.   Sharing calendars

การตั้งค่าการใช้ Calendar ร่วมกันนั้นคือการกำหนดว่าต้องการเปิดให้ผู้อื่นสามารถเข้าถึงข้อมูลบนปฏิทินของท่านในระดับใด การตั้งค่าสามารถทำได้ดังนี้

o   กดที่ลิงค์ Settings เพื่อเปิด Calendar settings

o   เลือก Tab – Calendars

o   กดที่ลิงค์ Share this calendar ของ Calendar ที่ต้องการให้สามารถใช้ร่วมกันได้

o   ตั้งค่าที่หน้า Share this calendar: ให้ตั้งค่าการใช้ calendar ร่วมกัน ดังนี้

§  Share with everyone มี 2 ทางเลือกคือ

·         Do not share with everyone: เลือกเมื่อไม่ต้องการให้มีการใช้ calendar ร่วมกับผู้อื่นเลย

·         Share only my free / busy information (hide details): เลือกเมื่อต้องการให้ผู้อื่นใช้ calendar ร่วมกันได้ แต่ไม่แสดงรายละเอียดจะเห็นแค่สถานะว่าว่างหรือไม่ว่าง เท่านั้น

§  Share with my domain การตั้งค่าการใช้ calendar ร่วมกันภายในโดเมนมี 3 ทางเลือกคือ

·         Do not share with everyone in my domain: ไม่ต้องการใช้ร่วมกัน

·         Share all information on this calendar with everyone in my domain: เปิดใช้ร่วมกับทุกๆ คนบนโดเมน

·         Share only my free / busy information with my domain: เปิดให้แสดงเพียงข้อมูลสถานะว่าว่างหรือไม่ว่างเท่านั้น

§  Share with specify people: หากต้องการระบุว่าต้องการให้ผู้ใดใช้ calendar ร่วมได้ก็ระบุที่อยู่อีเมล์และเลือกระดับการเข้าถึงข้อมูลจาก list ดังนี้

·         Make changes AND manage sharing: สามารถเปลี่ยนแปงล และจัดการการใช้ข้อมูลปฏิทินร่วมกันได้

·         Make changes to events: สามารถแก้ไขเหตุการณ์ได้

·         See all event details: สามารถดูรายละเอียดของเหตุการณ์ได้

·         See free/busy information (no details): สามารถดูสถานะว่าว่างหรือไม่ว่าง ไม่แสดงรายละเอียดของเหตุการณ์

§  Save: กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า

3.7.   Importing/exporting

·         การนำข้อมูลเข้า (Importing): Google Calendar นั้นสามารถเข้ากับโปรแกรม Calendar อื่นๆ เช่น iCal ของ Apple, Mozilla Sunbird และ Microsoft Outlook คุณสามารถที่จะนำข้อมูลจาก Calendar อื่นๆ ที่อยู่ในรูปแบบ iCal หรือ CSV เข้ามารวมอยู่ใน Google Calendar ได้ ตามขั้นตอนดังนี้

o   กดที่ลิงค์ Settings เพื่อเปิด Calendar settings

o   เลือก Tab - Calendars

o   กดปุ่ม Add calendar ระบบจะพาไปยังหน้า Add Other Calendar

o   เลือก Tab – Import Calendar ทำตามขั้นตอนดังนี้

§  Step1: กด Browse เพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้า (iCal หรือ CSV)

§  Step2: เลือก Calendar ที่ต้องการนำข้อมูลเข้า

§  Step3: กดปุ่ม Import เพื่อนำข้อมูลเข้า

 

สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมในการนำข้อมูลเข้าได้ที่http://www.google.com/support/calendar/bin/topic.py?topic=8559

·         การนำข้อมูลออก (Exporting): Google Calendar สามารถนำข้อมูลออกเพื่อนำไปใช้กับ Calendar ประเภทอื่นๆ ได้ โดยทำตามขั้นตอนดังนี้

o   กดที่ลิงค์ Settings เพื่อเปิด Calendar settings

o   เลือก Tab – Calendars

o   กดที่ลิงค์ Share this calendar ของ Calendar ที่ต้องการนำข้อมูลออก หรือ

 

 

 

o   กดที่ลิงค์บน ชื่อ Calendar  ของ Calendar ที่ต้องการนำข้อมูลออก จะเปิดไปยังหน้า Calendar Details แล้วกดลิงค์ Change sharing settings

 

o   ตั้งค่าที่หน้า Share this calendar: ให้ตั้งค่าการใช้ calendar ร่วมกันก่อนจึงจะสามารถนำข้อมูลออกได้ โดยเลือการตั้งค่า ดังนี้

§  Share with everyone: เลือก Share only my free / busy information (hide details)

§  Share with my domain: เลือก Share all information on this calendar with everyone in my domain หรือ Share only my free / busy information with my domain

§  Share with specify people: หากต้องการระบุว่าต้องการให้ผู้ใดใช้ calendar ร่วมได้ก็ระบุที่อยู่อีเมล์และเลือกระดับการเข้าถึงข้อมูลจาก list

o   Save: กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า

o   เลือก Tab-Calendar Details แล้วกดที่ลิงค์ บนชื่อ Calendar ที่ต้องการนำข้อมูลออก

 

o   Calendar Address: เลือกรูปแบบของข้อมูลที่ต้องการนำออก ว่าเป็น XML, iCAL หรือ HTML

o   เมื่อกดเลือกรูปแบบของข้อมูลที่ต้องการนำออกแล้ว จะแสดงข้อมูล URL ที่สามารถเข้าไปนำข้อมูลออกตามรูปแบบที่เลือกได้

3.8.   Notifications

การตั้งค่าการเตือนเหตุการณ์ต่างๆ ได้ โดยสามารถส่งข้อมูลเตือนได้ทาง อีเมล์, SMS, หรือส่ง Pop-up แสดงที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ มีรายละเอียดการต้งค่าดังนี้

Event reminders: เตือนก่อนเกิดเหตุการ์ สามารถกำหนดได้ว่าให้เตือนก่อนกี่นาที

New invitations: เตือนเมื่อได้รับการเชิญใหม่

Changed invitations: เตือนเมื่อการเชิญมีการเปลี่ยนแปลง

Invitation replies: เตือนเมื่อการเชิญมีการตอบกลับ

Daily agenda: ส่งข้อความเตือนว่ามีเหตุการณ์นัดหมายอะไรบ้างในหนึ่งวัน ทางอีเมล์โดยจะส่งให้ทุกวันเวลา 5:00 ตามโซนเวลา

สำหรับการตั้งค่าให้มีการส่งข้อมูลการเตือนทาง SMS นั้นจะต้องทำการตั้งค่าโทรศัพท์มือถือของท่านดังนี้

·         กดที่ลิงค์ Settings เพื่อเปิด Calendar settings

·         เลือก Tab – Mobile setup

 

·         เลือกประเทศ

·         ใส่หมายเลขโทรศัพท์เคลื่อนที่

·         กดปุ่ม Send Verification Code: ระบบจะส่ง SMS ที่มีข้อมูลรหัสตรวจสอบมาให้ที่หมายเลขโทรศัพท์มือถือที่ท่านระบุ

·         Verification code: ใส่รหัสตรวจสอบที่ได้รับแล้วกดปุ่ม Finish setup หากการตั้งค่าเรียบร้อยแล้วระบบจะส่ง SMS มาแจ้งสถานะอีกครั้ง

4.      Docs & spreadsheets

4.1.    What is Docs and Spreadsheets?

Docs and Spreadsheets คือบริการของ Google Apps ที่ทำให้คุณสามารถสร้างเอกสารและสเปรดชีต โดยไม่จำเป็นต้องเก็บไฟล์ข้อมูลเหล่านี้ไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ แต่สามารถเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลของ Google ที่มีความปลอดภัย และคุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ข้อมูลที่เก็บไว้มาใช้ได้ด้วย และเนื่องจากเอกสารนี้ถูกจัดเก็บไว้แบบออนไลน์ ทำให้สามารถที่จะกำหนดสิทธิ์ต่างๆ ในการใช้เอกสารและข้อมูลร่วมกับผู้ใช้อื่น (ดู และ/หรือ แก้ไข)

4.2.   Custom Login page

สามารถเรียกใช้ Calendar ได้โดย URL สำหรับเข้าสู่หน้านี้ซึ่งจะอยู่ในรูปแบบ
http://docs.google.com/a/YourDomain เมื่อ YourDomain คือชื่อโดเมนของท่าน
หรือ
เป็น Web address ที่เป็นแบบ Custom URL ตามผู้บริหารระบบมีการกำหนดก็ได้ เช่น http://docs.your_domain เป็นต้น ที่หน้าเข้าสู่ระบบใส่ชื่อและรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบ

4.3.   Create basic documents and spreadsheets

การสร้างเอกสารและสเปรดชีตแบบพื้นฐาน มีรายละเอียดดังนี้

ตัวอย่าง1: การสร้างเอกสาร

·         กดที่เมนู สร้าง แล้วเลือก เอกสาร

·         สามารถสร้างเอกสารได้โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ดังรูป

ตัวอย่าง2: การสร้างสเปรดชีต

·         กดที่เมนู สร้าง แล้วเลือก สเปรดชีต

·         สามารถสร้างเอกสารได้โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ดังรูป

 

ตัวอย่าง3: การสร้างโฟลเดอร์

·         กดที่เมนู สร้าง แล้วเลือก โฟลเดอร์

·         ใส่ชื่อโฟลเดอร์แล้วกด enter

 

 

·         ที่ด้านซ้ายเลือก โฟลเดอร์ทั้งหมด จะแสดงรายการโฟลเดอร์ตามที่สร้างไว้

 

 

4.4.   Upload existing document and spreadsheet

หากท่านมีเอกสารหรือสเปรดชีตที่สร้างไว้แล้วสามารถถ Upload เอกสารนั้นเข้ามาเก็บไว้ในระบบได้ ดังนี้

·         กดที่เมนูอัปโหลด

·         เรียกดูไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อเลือกไฟล์ที่จะอัปโหลด: กดปุ่ม Browse เพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการ upload

·         หรือป้อน URL ของไฟล์บนเว็บ: ถ้าท่านมีไฟล์ที่อยู่บนเว็บแล้วให้ใส่ URL ของไฟล์นั้น

·         คุณต้องการเรียกว่าอย่างไร? (ถ้าแตกต่างจากชื่อไฟล์): สามารถตั้งชื่อไฟล์ที่ต้องการใหม่ได้

·         สำหรับคุณสมบัติของไฟล์ที่ upload ได้มีรายละเอียดตามคำอธิบายด้านขวา ดังนี้ 

o    ประเภทของไฟล์ที่คุณสามารถอัพโหลดได้ (ได้ถึง 500 KB):

§  เอกสาร

·         ไฟล์ HTML และข้อความล้วน (.txt)

·         Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) และ StarOffice (.sxw)

§   Spreadsheets

·         ข้อมูลที่คั่นค่าด้วยจุลภาค (.csv)

·         ไฟล์ Microsoft Excel (.xls) และสเปรดชีต OpenDocument (.ods)

4.5.   Edit documents and spreadsheets

สามารถแก้ไขเอกสารและสเปรดชีตได้ดังนี้

·         เปิดเอกสารหรือสเปรดชีตที่ต้องการไปที่เมนู ไฟล์ > เปิด...

·         ระบบจะแสดงรายการเอกสารในระบบ กดที่ลิงค์บนชื่อเอกสารที่ต้องการแก้ไข

·         หรือกดที่ปุ่ม Browse ด้านล่างเพื่ออัปโหลดเอกสารในคอมพิวเตอร์ของคุณเข้ามาแก้ไขได้

·         การแก้ไขเอกสารหรือสเปรดชีตสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ตามที่ระบบเตรียมไว้ให้


4.6.   Discuss

สามารถสนทนากับผู้ที่ใช้ไฟล์ร่วมกับท่านได้ ดังนี้

·         เปิดไฟล์เอกสารหรือสเปรดชีตที่ต้องการให้ใช้งานร่วมกัน กดที่ แท็บ-สนทนา

·         ที่ด้านขวาของหน้าจอจะแสดงข้อมูลและมีการทำงานดังนี้

o   กำลังดูในขณะนี้: แสดงรายชื่อผู้ที่ดูเอกสารร่วมกันอยู่

o   ช่องแสดงข้อมูลการสนทนา: แสดงบทสนทนาโต้ตอบ

o   ช่องสำหรับพิมพ์ข้อความส่งสนทนา: พิมพ์ข้อความสนทนาส่งที่นี่

4.7.   Collaborate and Share

สามารถให้ผู้อื่นมาใช้ไฟล์ต่างๆ ร่วมกับท่านได้โดยการตั้งค่าดังนี้

·         เปิดไฟล์เอกสารหรือสเปรดชีตที่ต้องการให้ใช้งานร่วมกัน กดที่ Tab-ใช้งานร่วมกัน

·         ที่หน้าใช้งานเอกสารนี้ร่วมกัน บันทึกข้อมูลดังนี้

o   เชิญบุคคลอื่น

§  ในฐานะผู้ทำงานร่วมกัน: เลือกเมื่อต้องการกำหนดให้ผู้ที่ใช้เอกสารร่วมนั้นสามารถทำงานกับเอกสารไม่ว่าจะเป็นการดูหรือแก้ไขเอกสารได้

§  ในฐานะผู้ดู: เลือกเมื่อต้องการกำหนดให้ผู้ใช้เอกสารร่วมสามารถดูเอกสารได้เท่านั้น

o   รายชื่อที่อยู่อีเมล์ของผู้ใช้เอกสารร่วม: ใส่รายชื่อที่อยู่อีเมล์ของผู้ที่ท่านต้องการให้ใช้เอกสารร่วมกันได้โดยคั่นด้วยเครื่องหมาจุลภาค

o   ตัวเลือกขั้นสูง

§  ผู้ทำงานร่วมกันสามารถเชิญผู้อื่นได้ : เลือกเมื่อต้องการให้ผู้ทำงานร่วมกันสามารถเชิญผู้อื่นได้

§  คำเชิญสามารถใช้โดยบุคคลใดก็ได้: เลือกเมื่อต้องการให้สามารถเชิญบุคคลใดก็ได้

§  ทุกคนที่อยู่ในโดเมน: เลือกเมื่อต้องการให้ทุกคนที่อยู่ในโดเมนทำงานร่วมกันกับเอกสารนี้ได้ โดยต้องกำหนดว่าเป็นการ ดูหรือแก้ไข เมื่อเลือกตัวเลือกนี้แล้วจะแสดง URL ที่ให้สามารถเข้าไปยังเอกสารได้ที่ด้านล่างตัวเลือก

o   เชิญผู้ทำงานร่วมกัน: กดปุ่ม ‘เชิญผู้ทำงานร่วมกัน’ เพื่อบันทึกข้อมูล รายชื่อที่อยู่อีเมล์จะแสดงที่ด้านขวามือ

o   กดที่ลิงค์ ส่งอีเมล์ไปยังผู้ทำงานร่วมกัน เพื่อแจ้งข้อมูลการเข้าถึงไฟล์นั้นๆ

o   ระบบจะแสดงข้อความที่จะส่งไปแจ้งเชิญให้ใช้เอกสารร่วมกัน สามารถใส่ข้อความเพิ่มเติมได้ เมื่อเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม ‘ส่งคำเชิญ’

o   ระบบจะส่งอีเมล์ไปยังที่อยู่ตามที่ระบุพร้อมแจ้งลิงค์ให้เข้าไปใช้เอกสารร่วมกันได้ ตัวอย่างดังรูป กดที่ลิงค์เพื่อเข้าไปใช้เอกสารในระบบ

 

               

4.8.   Publish

สามารถเผยแพร่เอกสารไปยังอินเตอร์เน็ตได้ ดังนี้

·         เปิดไฟล์เอกสารหรือสเปรดชีตที่ต้องการให้ใช้งานร่วมกัน กดที่ Tab-เผยแพร่

·         เปิดไฟล์เอกสารหรือสเปรดชีตที่ต้องการให้ใช้งานร่วมกัน กดที่แท็บ-เผยแพร่ ระบบจะแสดง URL ที่สามารถให้เข้ามาใช้เอกสารร่วมกันได้ กดปุ่ม ‘เผยแพร่เดี๋ยวนี้’ ระบบจะแสดงข้อความให้ยืนยันการเผยแพร่ กดปุ่ม ‘ตกลง’

4.9.   Data Storage

สามารถดูรายข้อมูลไฟล์เอกสารและสเปรดชีตที่ถูกจัดเก็บไว้ได้ ดังนี้

·         ค้นหาข้อมูลเอกสารได้ โดยใส่ชื่อเอกสารที่ช่องค้นหาแล้วกดปุ่ม ‘ค้นหาใน Docs’ หรือ กด ‘ค้นหาในเว็บ’ หากต้องการค้นหาข้อมูลทางอินเตอร์เน็ต

·         เมนูด้านซ้าย: คือโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลต่างๆ  ดังนี้

o   รายการทั้งหมด คือเอกสารทั้งหมด แบ่งออกเป็นกลุ่มๆ ดังนี้

§  สร้างโดยฉัน: รวมรายการไฟล์ที่สร้างด้วยท่านเอง

§  ติดดาว: รวมรายการไฟล์ที่ติดดาวไว้

§  ถังขยะ: รวมรายการไฟล์ที่ถูกลบ

o   โฟลเดอร์ทั้งหมด

§  รายการที่ไม่อยู่ในโฟลเดอร์

§  เอกสารทั่วไป

o   รายการตามชนิด

o   ใช้งานร่วมกัน

·         ตรงกลาง: แสดงรายการข้อไฟล์เอกสารและสเปรดชีต